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Haciendo historia en la disciplina del Facility Management

Los orígenes del Facility Management podemos fijarlos en la era de la gestión científica y su posterior aparición de las oficinas administrativas por el año 1900, según cita Jane M. Wiggins en su libro “Facilities Manager´s Desk Reference”.


Podemos destacar la década de los 60, como periodo en que ésta disciplina comienza a configurarse gracias a la introducción de los ordenadores en los puestos de trabajo. El término de “Facilities Management” lo acuñó por primera vez Ross Perot de EDS, pero haciendo más referencia a la gestión de los equipos IT.


La década de los 70, con una gran crisis económica, obligó a todos los responsables de inmuebles a centrar sus esfuerzos en los estudios de costes de explotación de los mismos. Los fabricantes de mobiliario como Herman Miller y Steelcase dieron un nuevo enfoque a ésta disciplina con la creación de nuevas soluciones en puestos de trabajo, pero que los gestores y directores de las empresa no acabaron de comprender.


Herman Miller reunió a un grupo de gestores en 1979 para comenzar a divulgar estos nuevos conceptos. La planificación de los espacios comenzaba a ser considerada como una herramienta de gestión de las empresas necesaria para aumentar la rentabilidad del trabajo.


Después de ésta primera reunión, en ese mismo año, se establece, en Michigan, el primer grupo de difusión de nuestra disciplina: el FMI (el Instituto de Facility Management). Uno de sus miembros, Dave Armstrong, es reconocido por muchos como el padre no oficial de la disciplina del Facility Management.


El FMI era una rama de la empresa Herman Miller, cuyo objetivo era hacer avanzar a esta disciplina como una ciencia y actividad profesional. El FMI sentó las bases para el reconocimiento que debe tener nuestra disciplina en la gestión empresarial.


En 1980, sólo un año después, nace la Asociación Nacional de Facility Management (NFMA) para desvincularse de la empresa de mobiliario y poder desarrollar sus máximas competencias. Esta fecha debemos considerarla como clave en esta disciplina.


Después, la década de los 80 aportó grandes cambios. Se desarrollaron verdaderos proveedores de servicios de FM; en Inglaterra se crearon leyes que afectaban a personas, prácticas de trabajo y contratos. Comenzaron allí también los proyectos de gestión de infraestructuras públicas realizadas por empresas con financiación privada.


Con el siglo XXI, la profesión del Facility Management ha elevado su perfil en muchas organizaciones. Cuestiones tales como la continuidad del negocio, las amenazas de seguridad, la gestión de riesgos, la responsabilidad social corporativa y la inestabilidad financiera han ejercido una gran presión para que cada vez más los gestores de inmuebles puedan ofrecer una eficiencia en la gestión del entorno de trabajo de las empresas.


Definiendo el FM


Cualquier oportunidad es buena para recordar las definiciones “oficiales” de esta disciplina aportadas por nuestro capítulo español de IFMA: “Facility Management es una disciplina que engloba diversas áreas para asegurar y gestionar el mejor funcionamiento de los inmuebles y sus servicios asociados, mediante la integración de personas, espacios, procesos y las tecnologías propias de los inmuebles”.


Según la normativa Europea en Facility Management 15221/1, el Facility Management se define como “la gestión de inmuebles y servicios soporte”.


Situación actual en España


La crisis económica general del país ha ocasionado que los propietarios hayan visto, en los inmuebles y servicios de explotación de los mismos, una oportunidad para reducir el coste de todos los servicios. Estas actividades no suelen llevarse desde las áreas técnicas de gestión ni suelen realizarse desde una revisión de los niveles de calidad del servicio establecidos.


En el escenario actual sólo se habla de qué rebaja económica se puede obtener y, quizás, los gestores de inmuebles y proveedores están asumiendo más riesgos de los que algunos están pensando. Si seguimos en esta ‘espiral’, los edificios perderán más valor del que ya han perdido por el propio mercado inmobiliario y, en los próximos años, estos inmuebles requerirán de nuevas inversiones, que no hubieran sido necesarias de haber aplicado otros criterios.


Debemos recuperar el sentido común, las buenas prácticas y buscar siempre el precio ‘justo’ de los trabajos que son necesarios, en base al alcance definido y al nivel de calidad pedido.


La solución


Ahora más que nunca es cuando más necesitados estamos de que apliquemos los conceptos que la disciplina del Facility Management nos aporta. Conceptos como: planificación estratégica, coste de ciclo de vida, KPI (Indicadores clave de éxito), SLA´s (Acuerdos de nivel de servicio), auditorías de nivel de servicio, cumplimiento de normativa, creación de valor, costes de ocupación por persona o metros cuadrados, benchmarking, FCI (Índice de condición del activo o del equipo), SCI (Índice de condición del sistema), mejora continua, Whole Building Design o edificios de alto rendimiento, IPD (Proyecto integrado entregado).


Debemos ser conscientes de la importancia de los edificios para la sociedad y que estos son engañosamente complejos. Además, nos conectan con el pasado y pueden ser nuestro legado a las futuras generaciones. Los edificios tienen un coste elevado en su construcción y deben ser constantemente mantenidos y adaptados a las necesidades cambiantes de las empresas.


En España se ha construido mucho durante estos últimos años de esplendor. Tenemos que reflexionar de cómo hemos actuado y sobre lo que pensarán las generaciones futuras. No podemos seguir cometiendo los mismos errores. No hay recursos económicos para seguir despilfarrándolos.


El Facility Management comienza en el diseño de los edificios. Los conceptos del FM son los que tienen que liderar un cambio en el mundo del diseño y la construcción de edificios. Está tomando mucha fuerza el mundo del BIM (Modelo de información del edificio). BIM+FM se presenta como el binomio perfecto para aportar una nueva forma de diseñar, de construir y de gestionar los edificios.


En esta revolución que planteamos hay varios actores principales o agentes que van a tener que tomar las riendas para cambiar el paso y transformar la situación actual. Los propietarios de edificios, las promotoras, los fondos de inversión… son los que deben tener claro que se tienen que empezar a contratar los proyectos de obra nueva o de rehabilitación y los servicios de explotación de otra forma, con otros criterios. Las administraciones públicas son otro de los actores que deben jugar un papel fundamental por su doble condición: son los responsables de la contratación, conservación y gestión de los edificios que son patrimonio de todos los ciudadanos, y además son los que marcan la legislación.


Los que asesoramos a propietarios, gestores, administradores…, como son las empresas de Project Management, las empresas de consultoría en Facility Management e incluso los propios proveedores de servicios debemos emplear mucha pedagogía para defender la importancia de una gestión profesional de los inmuebles y de las implicaciones que conlleva. Tenemos la obligación de que nuestros proyectos sean casos de éxito que sirvan de ejemplo para otros clientes.


No quiero terminar este artículo sin mencionar el papel tan importante que en este nuevo modelo debe jugar la tecnología. Creo firmemente en que gracias a ella, hoy, ya es una realidad que podemos diseñar, construir y gestionar de otra forma, de una forma ‘inteligente’.


Por ello, si queremos un planeta ‘inteligente’, debemos aplicarnos todos estos conceptos: diseñemos, construyamos y gestionemos de forma ‘inteligente’ y ‘rentable’. Apliquemos más el sentido común y luchemos por llevar a la práctica lo que la disciplina del FM nos ha enseñado. Dejemos de actuar sólo pensando en el hoy, en el corto plazo y con únicamente criterios de ‘coste’ (a esto podríamos llamarlo Dificility Management). Actuemos hoy pensando en el medio plazo, miremos más al futuro a la hora de tomar las decisiones actuales.


Un nuevo año está a punto de comenzar. El 2014 debe ser el año del cambio, el año en el que volvamos a ‘creer’ en lo que nos puede aportar la disciplina del Facility Management a las empresas, a los edificios, a las ciudades…, al planeta.


Fuente: Facility Management and Services


Javier Garcia Montesinos 

Socio fundador en Real Estate & Facility Management Expertise Group